Как передать дела при смене подрядчика: чек-лист

Смена подрядчика — момент, когда чаще всего теряются данные и история. Разбираем порядок, который защищает результаты вашей работы.

Коротко

Порядок действий важнее вежливости.
Доступы и данные забирают первыми.
Нужна не только передача, но и приёмка.
Новый подрядчик участвует в приёмке.

В каком порядке действовать

Проверить, на кого оформлены аккаунты

До любого разговора.

Забрать доступы и выгрузки

Пока сотрудничество идёт.

Сохранить отчёты и материалы

К себе, а не в чужое облако.

Сообщить о расставании

По условиям договора.

Принять дела

По списку, а не на словах.

Сменить пароли

После завершения.

Первые два шага стоят до четвёртого не из недоверия, а из практичности. После объявления о расставании внимание подрядчика к вашему проекту закономерно падает, и собирать доступы становится дольше. Это относится и к вполне добросовестным исполнителям.

В каком порядке менять подрядчика — Доступы забирают до объявления.

Что нужно забрать

Что	В каком виде
Доступы к рекламным кабинетам	Права владельца у вас
Счётчики аналитики	Владелец — ваша учётная запись
Кабинет вебмастера	Подтверждение прав на ваш аккаунт
Доступы к сайту и хостингу	Административные, не гостевые
Исходники материалов	Макеты, тексты, изображения
Семантика и структура работ	Файлы, а не скриншоты
Отчёты за весь период	Себе на диск
Карточки в справочниках	Права управления

Разница между «есть доступ» и «вы владелец» решающая. Гостевой доступ подрядчик может отозвать или потерять вместе со своей учётной записью: проверять нужно именно роль владельца, а не факт того, что вы можете войти.

Что забрать у прежнего подрядчика — Владелец, а не просто доступ.

Что попросить описать словами

Вопрос	Зачем новому подрядчику
Что сделано за период	Не повторять работу
Что запланировано и не сделано	Понять незакрытое
Какие гипотезы не сработали	Не наступать на те же грабли
Где лежат файлы и доступы	Не искать
Какие есть особенности проекта	Технические ограничения
Что сломается, если что-то выключить	Скрытые зависимости

Последняя строка спасает от неприятных сюрпризов через месяц. Скрипты, интеграции и настройки, о которых никто не помнит, обнаруживаются в момент поломки: один абзац от прежнего подрядчика экономит дни разбирательств.

Как принимать дела

Не приёмка

«Всё передали» на словах
Архив без проверки содержимого
Доступы без входа под ними
Приём без нового подрядчика

Приёмка

Список позиций с отметками
Вход под каждым доступом лично
Открытие файлов и проверка полноты
Новый подрядчик смотрит вместе с вами

Последняя строка справа экономит больше всего. Новый подрядчик знает, чего именно не хватает, и заметит отсутствующее сразу — а не через две недели, когда спрашивать будет уже неудобно и некого.

Как принимать дела — Новый подрядчик смотрит вместе с вами.

Что сделать после передачи

Шаг	Зачем
Сменить пароли	Обычная гигиена, не подозрение
Убрать лишние доступы	Проверить список пользователей
Проверить, что ничего не отвалилось	Счётчики, формы, интеграции
Сохранить копию всего у себя	Не в чужом облаке
Зафиксировать точку отсчёта	Показатели на дату передачи

Последняя строка нужна для честной оценки нового подрядчика. Без зафиксированных значений на дату передачи через три месяца невозможно понять, что изменилось: снимок показателей занимает полчаса и снимает будущие споры.

Типичные потери при смене

Что теряют	Почему
Историю рекламного кабинета	Кабинет был на подрядчике
Данные аналитики за годы	Счётчик на его учётной записи
Домен	Регистрировал подрядчик
Исходники макетов	Отдали только картинки
Карточки в справочниках	Подтверждены на его почту
Понимание, что уже пробовали	Никто не записывал

Первые три строки невосполнимы: история и накопленные данные не переносятся. Поэтому проверять принадлежность аккаунтов нужно не при расставании, а в первый месяц работы с любым подрядчиком. Про приём рекламного аккаунта — в статье о том, как принять рекламный аккаунт.

Что теряют при смене подрядчика — История и данные невосполнимы.

Частые вопросы

С чего начинать смену подрядчика?

С проверки, на кого оформлены аккаунты, и сбора доступов — до объявления о расставании. После объявления внимание к вашему проекту закономерно падает даже у добросовестных исполнителей.

Чем «есть доступ» отличается от «вы владелец»?

Гостевой доступ подрядчик может отозвать или потерять вместе со своей учётной записью. Проверять нужно роль владельца, а не факт того, что вы можете войти.

Как правильно принимать дела?

По списку позиций, лично заходя под каждым доступом и открывая файлы, и вместе с новым подрядчиком: он знает, чего не хватает, и заметит это сразу.

Что теряется чаще всего?

История рекламного кабинета, данные аналитики за годы и домен — если они были оформлены на подрядчика. Это невосполнимо, поэтому проверять нужно в первый месяц работы.